BAKGRUND
Verksamheten var etablerad på ett flertal platser, behov fanns nu att koncentrera, konsolidera och effektivisera forskning och utveckling för att möta kunder och intressenters behov samt skapa värde för att möta den ökade konkurrensen inom området. Projektet präglades av hög komplexitet, ett flertal gränssnitt där ansvar och roller var otydliga berördes. Utmaningen i uppdraget var en tight tidplan för genomförandet och att skapa intern förståelse för syfte och mål med förändringen.
GENOMFÖRANDE
Ett dedikerat konsultteam, bestående av en projektledare och en förändringsledare från Vascaia med kompletterande kompetens, involverades i uppdraget. En arbetsplan för projektet skapades och en styrgrupp tillsattes för effektiv beslutsfattning. Inledningsvis genomfördes en förstudie i form av djupintervjuer med beslutsfattare, medarbetare och övriga intressenter. Observationer gjordes på plats för att få inblick i hur arbetssätt, flöden och samarbete fungerade mellan de olika gränssnitten. En riskanalys genomfördes.
En viktig framgångsfaktor var att involvera medarbetarna i förändringsarbetet. Workshops genomfördes, där alla fick komma till tals och förmedla sin syn på förändringar, både det som var positivt och upplevdes som negativt. En plan för förändringskommunikation arbetades fram, statusmöten genomfördes varje vecka för att uppdatera medarbetarna om genomförda och planerade aktiviteter. Konsulterna fanns fysiskt på plats under hela projektet och arbetade nära uppdragsgivare och verksamhet. Utbildningsinsatser genomfördes avseende arbetsmiljö, säkerhetstänk och att stärka ledarskap och medarbetarskap.
RESULTAT
En lösning anpassad för verksamhetens behov levererades. Ökad kunskap och förståelse mellan verksamhet och intressenter ökade. Verksamheten fick verktyg för att bli en professionell kravställare inom sin egen organisation. Den fysiska förflyttningen genomfördes enligt plan trots vissa oförutsedda händelser under projektets gång. Medarbetarna var rustade för att möta förändringen, insikten om vikten av en god arbetsmiljö – både fysisk och mental hade ökat. Arbetssätt, roller och gränssnitt var tydliga och förändringen genomfördes med bibehållen hög kundleverans.
