BAKGRUND
Verksamheten är en av Sveriges största arbetsgivare och ägs till 60 procent av svenska staten. År 2015 beslutades att all kringservice till kärnverksamheten skulle outsourcas. En leverantör upphandlades för alla kringtjänster. Inför ny upphandling 2020 fanns ett missnöje i kärnverksamheten. För att identifiera behov och förväntningar samt kunna säkerställa hög kvalitet i upphandlingen anlitades en konsult från Vascaia.
GENOMFÖRANDE
Uppdraget innebar insamling och analys av verksamhetens behov, framtagning av kravspecifikation och KPI:er samt en plan för implementering i verksamheten. Insamling av data avseende pågående leveranser påbörjades. Den första behovsanalysen var kvalitativ och genomfördes via workshops och djupintervjuer med representanter från verksamheten. Den andra behovsinventeringen genomfördes via survey-formulär, baserade på den inledande behovsanalysen. Relevanta KPI:er identifierades för att kunna mäta uppnått resultat för effektiv återkoppling av synpunkter på kvalitet i leveransen.
RESULTAT
Uppdraget resulterade i nya avtal med fyra leverantörer. En process för behovsinventering etablerades och uppdragsgivaren har själv skapat en process för mätning av kärnverksamhetens nöjdhet med leveransen. Den nya styrmodellen implementerades, arbetssätt och förhållningssätt har ändrats från att vara reaktiva till att bli proaktiva i dialog med leverantörer och kärnverksamhet.
